Obrigações Fiscais Recorrentes e Compliance: Evite Multas Desnecessárias

No cotidiano da gestão, além de pagar os impostos corretos, é fundamental entregar declarações e cumprir obrigações acessórias nos prazos certos. Muitos empreendedores, focados na operação do negócio, acabam negligenciando essas obrigações fiscais recorrentes – o que pode sair caro. Recentemente, tivemos um exemplo claro: a partir de 2025, micro e pequenas empresas optantes do Simples Nacional passaram a ser multadas pelo atraso ou erro na entrega da DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais). Antes não havia penalidade, mas agora há multa de 2% ao mês (limitada a 20%) sobre o valor dos tributos declarados, com mínimo de R$ 200, para quem entregar a DEFIS fora do prazo. Ou seja, uma empresa do Simples que perder o prazo anual da DEFIS pode ter um custo significativo em multas – algo totalmente evitável com organização. Além disso, erros ou omissões na declaração acarretam multa de R$ 100 a cada grupo de 10 informações incorretas.

Esse caso ilustra um ponto maior: o Fisco está endurecendo a cobrança de conformidade, mesmo para pequenos negócios. Obrigações mensais (como PGDAS-D do Simples, envio de notas fiscais à prefeitura, GFIP/SEFIP, eSocial, etc.) e obrigações anuais (DIRF, DEFIS, RAIS, entre outras) devem estar no radar do empresário. Cada obrigação tem seu prazo e regra, e o não cumprimento geralmente resulta em multas automáticas, que só aumentam com o tempo. Por exemplo, para empresas fora do Simples, a não entrega de uma DCTF ou SPED no prazo gera multas que também podem ser calculadas sobre o imposto devido ou em valores fixos significativos.

Então, como evitar cair nessas armadilhas? Algumas boas práticas de compliance tributário recorrente incluem:

Calendário fiscal e alerta: Monte um calendário com todas as obrigações da sua empresa, distribuídas ao longo do ano, e use alarmes ou sistemas para lembrá-lo com antecedência. Se você conta com escritório de contabilidade, alinhe com eles os prazos e não deixe para última hora o envio de documentos necessários. Antecipar-se pode inclusive reduzir multas: no caso da DEFIS, por exemplo, se você entregou com atraso, mas espontaneamente, a multa pode ser reduzida à metade, mas se a Receita notificar primeiro, o desconto é menor.

Revisão e conferência de informações: Erros em declarações muitas vezes ocorrem por dados desatualizados ou inconsistentes (um cadastro errado, um valor omitido). Tenha processos de dupla conferência para obrigações críticas. Mantenha seu cadastro fiscal (CNPJ, endereços, CNAE, quadro societário) sempre atualizado nos órgãos competentes para não ter surpresa de receber cobrança indevida ou perder comunicação importante.

Organização de documentos: Notas fiscais, extratos, recibos de pagamento de tributos e folhas de pagamento devem estar arquivados de forma organizada (fisicamente ou digital) e fácil de acessar. Assim, ao preparar as declarações periódicas, você tem as informações à mão e evita omissões. Além disso, se algum fiscalizar bater à sua porta, ter toda documentação comprobatória pronta demonstra boa-fé e facilita a resolução.



Em resumo, cumprir fielmente as obrigações fiscais recorrentes é tão importante quanto pagar os impostos em si. Multas por atraso ou erro representam um custo totalmente evitável. Investir em processos internos sólidos ou contratar um BPO financeiro/contábil (que veremos adiante) para cuidar dessa rotina pode gerar economia ao prevenir penalidades.

Lembre-se: cada guia não enviada ou declaração atrasada hoje pode se traduzir em uma multa amanhã – e, pior, sinalizar ao Fisco que sua empresa não está em conformidade, aumentando as chances de fiscalizações mais rigorosas. Disciplina fiscal faz parte da gestão profissional de um negócio maduro.